domingo, 20 de junio de 2021

Select SQL en Excel

 


Buenas noches queridos lectores, el día de hoy veremos como devolver una consulta de SQL SERVER en una hoja de Excel para poder visualizarlos de mejor manera. Para eso utilizaremos una herramienta poco conocida, como lo es MSQUERY, integrada en Excel, pero basta de charlas y comencemos con la parte práctica.

Consideremos la siguiente tabla con sus datos

 

CREATE TABLE Facturas(

       [id] [int] IDENTITY(1,1) NOT NULL primary key,

       [cliente] [varchar](100) NULL,

       [fecha] [datetime] NULL,

       [monto] [money] NULL,

 

 

GO


Esta misma tabla ya la habíamos usado en otro post para otro ejemplo Obtener fecha de inicio y fin de mes en SQL SERVER donde llenábamos la tabla de manera dinámica para insertarte 6 mil registros. Vamos a utilizar esa tabla para mostrar los datos en Excel.

Crear conexión en Excel hacia la fuente de origen


Como dice el subtitulo, lo primero que tenemos que hacer es crear una conexión de Excel hacia la fuente de origen, hay diversas formas de hacerlo, pero en este post veremos el método de Microsoft Query y para eso debemos dar clic en el menú Datos, opción Obtener Datos, opción Desde otras fuentes, opción Desde Microsoft Query



Al seleccionar Microsoft Query Excel nos preguntará donde está el origen de los datos, mediante los ODBC que ya estén instalados y configurados, si no está el que buscamos, debemos agregarlo, dándo doble clic en Nuevo origen de datos.


En este caso crearemos un Nuevo origen de datos, que será el ODBC de SQL SERVER.


En el campo server ponemos el servidor SQL SERVER, si se conecta a través de Windows, marcaremos la opción Trusted Server, en las opciones seleccionaremos la base de Datos a la que nos conectaremos, en este caso Prueba.



Crear consulta MSQUERY


Una vez creada la conexión al presionar el botón OK, nos mostrará nuevamente la lista de conexiones disponibles y entre ellas el ODBC que acabamos de crear, llamado SQL SERVER, al dar doble clic, nos abrirá MS QUERY y nos preguntará los nombre de algunos campos, ahí le daremos Cancelar. Las tablas que nos muestran, seguramente no las comprenderán, pero son tablas que se encuentran en todos los esquemas, por ejemplo el esquema sys, nuestras tablas están en el esquema dbo y por eso no las muestra, ahora cuando hemos cerrado el cuadro de las tablas, daremos clic en el botón SQL, que se encuentra en la barra de herramientas y crearemos la consulta manual.


Devolver los datos a Excel

Una vez que le damos clic en Aceptar, aparecerán los datos de la consulta, ahora solo hay que devolverlos a Excel mediante el botón Devolver datos a Excel.



Posterior a esto, nos pregunta donde queremos colocar la tabla de datos, en este caso la colocaremos en A1









Como ven, los datos de la consulta se pegaron en Excel, hora solo basta acomodar los datos como se guste o se requieran, y siempre mediante el botón actualizar todo, se estarán actualizando para que los datos siempre sean los mismos que están en la base de datos. Dejaremos el post hasta aquí, en otro post les mostraré como agregarle filtros a las consultas para que sean aún mas personalizables.

Cualquier duda, comentario, sugerencia o queja, no duden en publicar y les estaré contestando a la brevedad, si les gustó el post, den un clic a algún anuncio que les interese.

Gracias y saludos

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